Как правильно выбрать офис

Как правильно выбрать офисНачинающему предпринимателю бывает трудно определиться с выбором помещения, которое станет первым «домом» для его бизнеса. Молодой бизнесмен, как правило, хочет всего и сразу: чтобы офис был просторным и представительным, чтобы местоположение было престижным и удобным, чтобы… впрочем, этот список желаемых качеств идеального офиса каждый может продолжить самостоятельно. Сложность в том, что все эти качества слишком неопределенны, слишком расплывчаты. Давайте попробуем эту «мечту молодого бизнесмена» несколько конкретизировать. Для этого нам придется ответить на несколько вопросов.

Вопрос первый: вы уверены, что вам нужно именно офисное помещение?

Раньше офисом называли помещение, в котором руководство предприятия или организации принимало партнеров, вело переговоры, совершало сделки, подписывало договоры. Сегодня понятие «офис» значительно шире: это место, в котором работники умственного труда, используя информационные ресурсы, производят какой-либо информационный продукт.

Классические примеры офисов – всякого рода агентства (риэлторские, рекламные, тренинговые и даже брачные), конторы (нотарильные, адвокатские), бюро (переводов, вакансий, информационных технологий), компании (посреднические, консультационные, юридические). Это офисы кабинетного типа.

Примета нынешнего времени – появление интернет-магазинов, использующих офисные помещения в качестве демонстрационных залов (шоу-рум, как их принято сегодня называть) и офисов-складов сетевого маркетинга.

Масштабные офисы, организованные по принципу «open space» («открытое пространство»), более характерны для крупных компаний; здесь мы их рассматривать не будем.

Итак, если вы предполагаете организовать рабочие места для дизайнеров, архитекторов, программистов, веб-мастеров, переводчиков или им подобных «белых воротничков», вам действительно нужен именно офис. Чтобы рассчитать минимальную площадь вашего будущего офиса, умножьте количество работников на 4.5 кв.м (такова официальная норма, приведена в документе СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) и прибавьте несколько квадратных метров на проходы. Учтите, что в помещении еще должны уместиться шкафы или стеллажи с документами, тумбы с дополнительной оргтехникой и как минимум одна гардеробная стойка. Санузел может находиться как непосредственно в офисе, так и вне него, на этаже.

В случае, если вы планируете открыть парикмахерскую, стоматологический кабинет, магазин с торговым залом, хобби-мастерскую или студию детского творчества, обычные офисные квадратные метры вам не подойдут: для каждого из этих предприятий разработаны особые, гораздо более жесткие санитарные требования к помещениям.


Вопрос второй: вы уверены, что офис вам действительно нужен?

Каждое утро многочисленная армия офисных работников устремляется к своим рабочим местам, чтобы на исходе рабочего дня выдать результат: переведенный текст, рекламную статью, дизайн-проект, технический расчет, бухгалтерский отчет, компьютерную программу, вариант обмена жилья или решение иной интеллектуальной задачи в виде бумажного или электронного документа.

Ирония ситуации в том, что львиную долю всей этой работы люди могли выполнить, ни на секунду не отлучаясь из дома: практически каждый профессионал сейчас имеет компьютер, оснащенный необходимым комплектом программ, и неограниченный доступ к интернет-ресурсам. Работодатели тратят колоссальные средства на обустройство помещений, работники тратят бесчисленные часы (время! для современного человека – самый ценный ресурс) на поездки из дома в офис и обратно. Для чего?

Если специфика вашего бизнеса позволяет использовать труд работников «на удаленной основе», вы сможете прилично сэкономить: либо вообще обойтись без постоянного офиса, либо подыскать компактную «штаб-квартиру» с минимальным количеством рабочих мест.

Вопрос третий: в каком районе города вы хотели бы обосноваться?

Для большого города этот вопрос зачастую самый болезненный: в деловом центре цена квадратного метра офисного помещения намного выше, чем в спальном районе. Между тем, найти компромиссное решение все-таки можно. Если бюджет ограничен, а расположиться надо непременно в «дорогом» районе, стоит обратить внимание на предложения офисных помещений в цокольных этажах зданий и на этажах выше первого: это обойдется значительно дешевле. 


В столичных городах с недавних пор появилось интересное предложение эконом-класса: крупные бизнес-центры готовы предоставить в аренду не офис целиком, а отдельное рабочее место (стол с персональным компьютером), при необходимости – переговорную комнату или зал для презентаций, услуги секретаря. Возможен даже такой вариант, как аренда рабочего места на день или на несколько часов. Естественно, на это время арендатору доступна вся необходимая офисная оргтехника и выход в Интернет. Но, к сожалению, такой сервис пока не добрался до большинства российских городов.

Некоторые предприниматели предпочитают воспользоваться альтернативным «бюджетным» вариантом: снять квартиру, не выведенную из жилого фонда. Ну что же, как «пробный шар» этот вариант по-своему неплох, особенно если вам не нужен отдельный вход и нет необходимости использовать адрес арендуемого помещения в официальных документах. Однако считаем необходимым напомнить, что закон запрещает использование жилых помещений не по прямому назначению.

Вопрос четвертый: вы уже определились с бюджетом?

От того, какую сумму денег вы готовы потратить на офис, зависит очень многое.
Офисное помещение можно арендовать, а можно и купить. Что выгоднее? 
Начинающему предпринимателю, как правило, удобнее на первых порах расположиться в съемном офисе: это позволит «примериться» к местоположению и при необходимости быстро перебазироваться.

Приобретение офисного помещения в собственность, конечно, тоже имеет свои плюсы: во-первых, это выгодное вложение средств, а во-вторых – это практически полная свобода действий в пределах купленных квадратных метров. Но и минусов при таком варианте не избежать; главный из них – значительные средства оказываются вложенными в недвижимость и, следовательно, выведенными из активного оборота.

Вопрос пятый: кто вам будет помогать в поисках?

Возможно, вы прекрасно ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости в своем регионе, и помощники вам не нужны. В таком случае вам предстоит капитально проработать все актуальные предложения, отбросить ненужные – и вот он, офис вашей мечты, осталось лишь уладить формальности!

Если же вы ощущаете, что помощь компетентного человека вам бы очень пригодилась, обратитесь к специалисту. Лучше, если это будет знакомый проверенный риэлтор, который сумеет грамотно выяснить ваши потребности (кстати, после беседы с ним вы сами гораздо четче осознаете свои собственные потребности и даже возможности) и отыщет среди массы предложений именно те, которые подойдут вам по большинству параметров.

При осмотре помещения от взгляда опытного специалиста не ускользнут детали, на которые вы, возможно, и внимания не обратили бы. Что это за детали? К примеру, в зимнее время – какая температура выставлена на кондиционере в момент осмотра офиса. О чем может рассказать такая мелочь? Да хотя бы о том, в каком состоянии находится система отопления в этом помещении. Нередки случаи, когда за симпатичными декоративными панелями («В офисе сделан евроремонт!») скрываются совершенно негреющие радиаторы. Представляете, какие счета за электричество придется оплачивать зимой? И таких мелочей множество.

Еще один важный аспект: документы. «У нас все документы в порядке!» – именно так обычно заявляют все продавцы и арендодатели коммерческой недвижимости. Отлично, мы искренне верим в честность всех, кто хочет нам что-то продать или сдать. Но ведь бывает и так, что люди просто не придают значения мелочам, а на поверку некая «мелочь» может оказаться внушительным камнем преткновения. Например: очень часто при проверке технических документов на помещение, выведенное из жилого фонда (то есть раньше это была обычная квартира на первом этаже), выясняется, что отдельная входная группа реально существует, но официально в эксплуатацию не введена (не узаконена, как говорят).

Чем это грозит? В случае, если вы помещение арендуете, почти ничем. Но если вы эту недвижимость покупаете, то все утомительные процедуры согласований (в том числе и аренду земельного участка под крыльцом) вам придется проходить самостоятельно. Может случиться, что узаконить самовольную пристройку не удастся (ведь почему-то нынешние хозяева помещения этого не сделали) – тогда вас обяжут входную группу ликвидировать.

Если ни у вас, ни у вашего ближайшего окружения нет знакомых агентов по недвижимости -профессионалов, можно обратиться в агентство, но не в любое, а в то, которое специализируется на объектах городской коммерческой недвижимости и имеет собственную большую базу таких объектов.

Кстати, в специальных материалах вы можете прочитать, что офисы по определенным параметрам делятся на классы: A, B, C и так далее. Для нашей страны это деление субъективно и более чем условно, поэтому знание данных параметров вам не помешает, но и не сильно поможет. Ориентируйтесь на особенности рынка недвижимости в вашем регионе – это будет гораздо более полезно с практической точки зрения.

***
В любом случае, прежде чем приступать к поиску офиса, постарайтесь все продумать и просчитать. Составьте список вопросов, в котором отразите все, что вам на данный момент не вполне понятно. С этим списком обратитесь к более опытным предпринимателям и к риэлторам. Пусть последним вопросом в вашем списке будет «О чем важном я еще не спросил?»

При грамотном взвешенном подходе вы обязательно найдете самый лучший дом для вашего бизнеса. Удачи вам!

Галина Протопопова